Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

nios digital UG (haftungsbeschränkt)
Haderslebener Str. 2
22049 Hamburg, Deutschland
E-Mail: info@nios.digital

Vertretungsberechtigt: Felix Gudowius · Amtsgericht Hamburg, HRB 186579 · USt-IdNr. DE368264501

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer ausschließlich, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website und unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung der Nutzer (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3.1 Bereitstellung des Online-Angebots

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Browser, Datum/Uhrzeit) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am stabilen Betrieb).

3.2 Account- und Auth-Cookies

Für Login, Sitzungsverwaltung und CSRF-Schutz setzen wir technisch notwendige Cookies. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technische Notwendigkeit für den vom Nutzer ausdrücklich gewünschten Telemediendienst).

Passkeys (optional): Wenn du dich mit einer Passkey anmeldest (Face ID, Touch ID, Windows Hello, Sicherheitsschlüssel), bleiben biometrische Merkmale und der private Schlüssel ausschließlich auf deinem Gerät bzw. in deinem Passwort-Manager (z. B. iCloud-Schlüsselbund, Google Passwortmanager). Bei uns und unserem Auth-Dienstleister Supabase gespeichert werden nur der öffentliche Schlüssel, eine Credential-ID, ein Gerätename sowie Erstell- und letzte Nutzungszeit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung – Anmeldung). Du kannst Passkeys jederzeit in den Kontoeinstellungen entfernen; beim Löschen des Kontos werden sie mit entfernt.

3.3 Theme- und Sprach-Präferenz (LocalStorage)

Wir speichern deine ausgewählte Optik (Hell/Dunkel) und Spracheinstellung im LocalStorage deines Browsers. Diese Daten verlassen dein Gerät nicht. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technische Notwendigkeit) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Komfort).

3.4 Statistik / Reichweitenmessung

Innerhalb der eingeloggten Anwendung führen wir interne Produkt-Analytics durch — ausschließlich auf Vamiro-Servern, ohne Weitergabe an Dritte und ohne Marketing- oder Werbe-Bezug. Zweck ist die Weiterentwicklung der Plattform: wir erkennen, welche Funktionen genutzt werden und welche tot sind, damit wir das Produkt datenbasiert verbessern können.

Konkret protokollieren wir bei eingeloggten Nutzerinnen und Nutzern den Aufruf einzelner Funktionsbereiche (z. B. „Liquidität geöffnet“, „Kostenposition angelegt“) zusammen mit deiner User-ID, deiner Organisations-ID und einem pseudonymisierten Tages-Session-Hash (HMAC-SHA256 aus User-ID + 24-Stunden-Zeitfenster mit serverseitigem Geheimnis — nicht ohne dieses Geheimnis auf eine Person rückführbar). Nicht erhoben werden: IP-Adresse, User-Agent, Referer, Geräte-Fingerprints, Inhalte der Eingabefelder oder URL-Parameter. Rohdaten werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht; verdichtete Tages-Aggregate (Feature × Tag × Organisation) bleiben für Trend-Analysen erhalten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der bedarfsgerechten Weiterentwicklung unseres Dienstes). Da es sich um eine rein erstpartei-seitige, anonymisierte Auswertung ohne Profilbildung zu Werbezwecken handelt und keine Daten an Dritte übertragen werden, ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich. Bei Account-Löschung wird die gespeicherte User-ID in den Telemetrie-Datensätzen auf NULL gesetzt (siehe Abschnitt 4.10).

Vercel Web Analytics und Speed Insights (nur mit Einwilligung):Wenn du im Cookie-Banner der Kategorie „Statistik“ zustimmst, laden wir zusätzlich die Dienste Web Analytics und Speed Insights der Vercel Inc. (Abschnitt 5). Web Analytics erfasst aufgerufene Seiten, Referrer, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp und das aus der IP-Adresse abgeleitete Land; Speed Insights erfasst Ladezeit-Messwerte (Web Vitals) mit Seite, Gerätetyp und Browser. Beide Dienste setzen keine Cookies; Besuche werden über einen täglich wechselnden Hash gezählt, die IP-Adresse wird nicht gespeichert. Zweck ist die Verbesserung von Inhalten und Ladezeiten. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG). Technisch werden die Skripte über die Wrapper-Komponente <ConsentGated category="statistics"> nur geladen, wenn die Einwilligung vorliegt; bei Widerruf werden sie zur Laufzeit wieder entfernt. Fehler-Tracking-Dienste Dritter (z. B. Sentry) setzen wir nicht ein.

3.5 Marketing-Tracking und Kampagnen-Auswertung

Wir bewerben Vamiro Shifts mit Anzeigen auf Instagram und Facebook. Diese führen auf unsere Aktionsseite vamiro.io/shifts/start. Dort und bei der anschließenden Registrierung verarbeiten wir Daten auf zwei Wegen:

a) Eigene Kampagnen-Auswertung (ohne Einwilligung, anonym): Wir zählen Seitenaufrufe der Aktionsseite, ob der Abschnitt „Planen“ angesehen wurde, Klicks auf „Kostenlos starten“ und abgeschlossene Registrierungen. Gespeichert werden dabei nur die Kampagnen-Parameter aus der aufgerufenen Adresse (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term), ob die Adresse eine Klick-Kennung von Meta enthielt (ja/nein, nicht die Kennung selbst), ob der Aufruf aus der Instagram- oder Facebook-App kam und der Zeitpunkt. Wir speichern weder IP-Adresse noch Browserkennung und setzen dafür keine Cookies. Bei einer Registrierung über die Aktionsseite verknüpfen wir dein Konto und deine Organisation mit diesen Kampagnen-Parametern, damit wir sehen, welche Anzeige zu Registrierungen führt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Erfolgsmessung unserer Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten verlassen unsere Systeme nicht.

b) Meta Pixel und Meta Conversions API (nur mit Einwilligung): Wenn du im Cookie-Banner der Kategorie „Marketing“ zustimmst, laden wir auf der Aktionsseite und bei der Registrierung den Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland („Meta“). Zusätzlich übermitteln wir dieselben Ereignisse von unserem Server an Meta (Conversions API). Übermittelt werden die Ereignisse „Seitenaufruf“, „Abschnitt angesehen“ (nur über den Pixel), „Klick auf Kostenlos starten“ und „Registrierung abgeschlossen“, jeweils mit aufgerufener Adresse, IP-Adresse, Browserkennung (User-Agent), den Meta-Cookies _fbp und _fbc bzw. der Klick-Kennung (fbclid) und einer Ereignis-ID. Bei einer abgeschlossenen Registrierung kommen deine E-Mail-Adresse und deine Vamiro-Nutzer-ID hinzu, beide nur als SHA-256-Hashwert, nie im Klartext. Meta nutzt die Daten, um die Registrierung der Anzeige zuzuordnen, die Auslieferung unserer Anzeigen zu optimieren und uns Statistiken bereitzustellen; Meta kann sie mit deinem Instagram- oder Facebook-Konto verknüpfen.

Kommst du über eine Meta-Anzeige zur Registrierung und hast im Banner nicht zugestimmt, bieten wir dir im Registrierungsformular ein nicht vorausgewähltes Kästchen an: „Vamiro darf Meta mitteilen, dass ich mich über eine Anzeige registriert habe.“ Nur wenn du es ankreuzt, senden wir das Ereignis „Registrierung abgeschlossen“ mit den oben genannten Daten über die Conversions API an Meta. Ohne Einwilligung übermitteln wir keine Daten an Meta, weder über den Pixel noch vom Server.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit Cookies gesetzt oder ausgelesen werden, § 25 Abs. 1 TDDDG). Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über die Cookie-Einstellungen oder per E-Mail an info@nios.digital. Für die Erhebung auf unserer Seite und die Übermittlung an Meta sind wir und Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO); die Vereinbarung dazu ist der Meta-Zusatz für gemeinsam Verantwortliche (facebook.com/legal/controller_addendum). Für die weitere Verarbeitung nach der Übermittlung ist Meta allein verantwortlich. Meta kann Daten an die Meta Platforms, Inc. in den USA übermitteln; diese ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten Standardvertragsklauseln. Wie Meta Daten verarbeitet und wie du deine Rechte gegenüber Meta ausübst, steht in der Datenschutzrichtlinie von Meta (facebook.com/privacy/policy).

3.6 Zahlungsabwicklung über Stripe

Für kostenpflichtige Tarife nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Stripe erhebt für die Vertragsabwicklung erforderliche Daten (Name, E-Mail, Zahlungsdaten). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Stripe ist gemäß PCI-DSS zertifiziert und verarbeitet Kreditkartendaten direkt; wir erhalten keine vollständigen Kartendaten. Bei SEPA-Lastschrift verarbeitet Stripe zusätzlich Kontoinhaber und IBAN; für die korrekte Umsatzsteuer nutzen wir Stripe Tax (Rechnungsadresse, USt-IdNr.).

3.7 Anmeldung mit Google oder Apple

Sofern angeboten, kannst du dich statt mit E-Mail und Passwort mit deinem Google- bzw. Apple-Konto anmelden. Wir erhalten dabei vom jeweiligen Anbieter deine Konto-Kennung, E-Mail-Adresse und ggf. deinen Namen, aber kein Passwort. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Google bzw. Apple verarbeiten die Anmeldung in eigener Verantwortung.

3.8 Prüfung von USt-IdNrn. (VIES)

Gibst du für die Abrechnung eine EU-USt-IdNr. an, prüfen wir sie bei Eingabe und regelmäßig danach über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) der Europäischen Kommission. Übermittelt wird nur die USt-IdNr. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (umsatzsteuerliche Pflichten, u. a. Reverse-Charge) und lit. f DSGVO.

3.9 Empfehlungslinks (Affiliate-Programm Vamiro Booking)

Rufst du einen Empfehlungslink eines DJs oder Promoters auf (booking.vamiro.io/r/…), speichern wir den Klick mit dem Kürzel des Empfehlenden, einem täglich wechselnden Hash deiner IP-Adresse (nicht die IP-Adresse selbst), einer gekürzten Browser-Kennung (User-Agent) und der verweisenden Seite. Zusätzlich setzen wir das Cookie vamiro_ref (Laufzeit 60 Tage), damit eine anschließende Registrierung dem Empfehlenden zugeordnet und dir der Willkommensrabatt gewährt werden kann. Nach der Zuordnung löschen wir das Cookie. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Gewährung des Rabatts, Provisionsabrechnung) sowie für das Cookie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, da es für den von dir über den Link angeforderten Rabatt erforderlich ist. Den Hash nutzen wir, um Mehrfachklicks zu erkennen und Missbrauch zu begrenzen.

3.10 Integrationen, die du selbst verbindest

Organisationen können Vamiro mit Diensten Dritter verbinden, z. B. Ticketing-Systemen (etwa Weeztix, pretix), Werbekonten (Meta, TikTok, Google Ads) zum Abruf von Kampagnenkosten, Google Sheets, Webhooks (etwa Zapier) oder – über die KI-Integration (mcp.vamiro.io) – KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT. Daten fließen dabei nur, wenn und soweit die Organisation die Verbindung einrichtet; bei der KI-Integration ruft der verbundene Assistent mit einem persönlichen Zugangsschlüssel Daten der Organisation ab und verarbeitet sie beim jeweiligen KI-Anbieter. OAuth-Tokens der Werbekonten und Webhook-Geheimnisse speichern wir mit AES-256-GCM verschlüsselt (Abschnitt 4.2), manuell eingegebene API-Schlüssel serverseitig und nie an den Browser ausgeliefert; Zugangsschlüssel der KI-Integration nur als Hash. Die Auswahl des Dienstes und die Rechtsgrundlage der Übermittlung verantwortet die Organisation; der jeweilige Anbieter verarbeitet die Daten in eigener Verantwortung. Verbindungen lassen sich jederzeit in den Einstellungen trennen bzw. Schlüssel widerrufen.

3.11 Feature-Wünsche (vamiro.io/feedback)

Du kannst auf vamiro.io/feedback, in der App und in den Portalen Funktionswünsche einreichen, für Wünsche abstimmen und sie kommentieren. Titel, Beschreibung, Bereich, Kommentare und die Anzahl der Stimmen sind öffentlich sichtbar – ohne Namen, Organisation oder E-Mail-Adresse. Reichst du ohne Konto ein, speichern wir zusätzlich deine E-Mail-Adresse, um dich bei Rückfragen zu deinem Wunsch zu kontaktieren (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Einwilligung; jederzeit per E-Mail widerrufbar). Mit Konto ordnen wir Wunsch, Stimmen und Kommentare deinem Konto zu (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, Weiterentwicklung des Produkts). Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Anfragen pro IP-Adresse bzw. Konto (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei neuen Wünschen erhält unser Team eine E-Mail über Resend (Abschnitt 5). Löschst du dein Konto, löschen wir deine Stimmen und Kommentare; eingereichte Wünsche bleiben ohne Zuordnung zu dir erhalten.

Wir schützen personenbezogene und insbesondere sensible Nutzerdaten (z. B. OAuth-Zugriffs- und Refresh-Tokens, Kalenderdaten, Apple App-spezifische Passwörter, Zahlungs- und Account-Informationen) durch ein Set an technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Dieses Schutzniveau gilt durchgängig für alle Verarbeitungen — von der Erhebung bis zur Löschung.

4.1 Verschlüsselung in Transit

Sämtliche Verbindungen zwischen deinem Endgerät, unseren Servern und allen eingebundenen Drittanbietern (Google, Apple/iCloud, Stripe, Supabase, Vercel) erfolgen ausschließlich über TLS 1.2 oder höher (HTTPS). Unverschlüsselte HTTP-Verbindungen werden serverseitig per HSTS-Header (Strict-Transport-Security mit includeSubDomains) erzwungen. OAuth-Token-Austausche mit Google laufen ausschließlich über oauth2.googleapis.com server-to-server, niemals über den Client.

4.2 Verschlüsselung sensibler Daten at Rest (AES-256-GCM)

Sensible Geheimnisse werden vor dem Schreiben in die Datenbank symmetrisch mit AES-256-GCM verschlüsselt — einem authentifizierten Verschlüsselungsverfahren, das sowohl Vertraulichkeit als auch Integrität sicherstellt. Konkret betroffen:

• Google OAuth Access- und Refresh-Tokens (Calendar-Sync)
• Apple/iCloud App-spezifische Passwörter (CalDAV)
• OAuth-Tokens verbundener Werbekonten (Meta, TikTok, Google Ads) und Webhook-Geheimnisse von Integrationen
• Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und IBAN von Crew-Mitgliedern (Abschnitt 12) – mit einem eigenen, getrennten Schlüssel

Pro Verschlüsselung wird ein frischer 96-Bit-Nonce zufällig erzeugt; der GCM-Authentication-Tag verhindert nachträgliche Manipulation. Die 256-Bit-Schlüssel (je Anwendungsbereich ein eigener, z. B. BOOKING_CRYPTO_KEY) liegen ausschließlich als Umgebungsvariablen in unserer Server-Runtime — sie sind nicht im Quellcode, nicht im Client-Bundle und nicht in Logs zu finden. Datenbank-Backups bei Supabase sind zusätzlich AES-256 at-rest verschlüsselt (verwaltet durch Supabase / AWS).

4.3 Zugriffskontrolle und Mandantentrennung

• Row Level Security (RLS): Jede Tabelle in unserer Postgres-Datenbank ist standardmäßig durch RLS-Policies geschützt. Auch im Falle einer fehlerhaften Anwendungs-Query kann ein Nutzer ausschließlich seine eigenen Daten lesen oder schreiben — Mandantentrennung ist auf Datenbankebene erzwungen, nicht nur in der App-Logik.
• JWT-basierte Authentifizierung: Jede API-Route prüft das Supabase-Session-Token in einer dedizierten Proxy-Schicht, bevor die Anfrage einen Route-Handler erreicht. Öffentliche Endpunkte (z. B. der Stripe-Webhook) sind explizit allowlisted und nutzen Signatur-Validierung.
• Rollenmodell: Innerhalb einer Organisation gelten sechs differenzierte Rollen (owner, finance_manager, event_manager, operations, advisor_readonly, client_readonly) — wir vergeben Berechtigungen nach dem Prinzip der minimalen Rechte (Least Privilege).
• Administrativer Zugriff: Service-Role-Keys für administrative Datenbankoperationen liegen ausschließlich serverseitig. Auf Produktivsysteme haben nur autorisierte Mitarbeitende per 2-Faktor-Authentifizierung Zugriff.

4.4 Eingabevalidierung und Schutz vor Injection

Sämtliche eingehenden Daten werden serverseitig per Zod-Schema validiert, bevor sie verarbeitet oder gespeichert werden. Wir nutzen ausschließlich parametrisierte Queries (Supabase-Client), sodass klassische SQL-Injection-Vektoren konstruktionsbedingt ausgeschlossen sind. Authentifizierungs-Endpunkte sind rate-limited.

4.5 Sicherheitsheader und Browser-Schutz

Unsere Web-App liefert folgende HTTP-Header an alle Clients aus:

• Strict-Transport-Security (HSTS) — erzwingt HTTPS inkl. Sub-Domains
• X-Frame-Options: DENY — Schutz vor Clickjacking
• X-Content-Type-Options: nosniff — verhindert MIME-Sniffing
• Referrer-Policy: origin-when-cross-origin — minimaler Referrer-Leak
• Permissions-Policy — schränkt potenziell sensible Browser-APIs (Kamera, Mikrofon, Geolocation, Payment) ein

4.6 Logging, Monitoring und Auditierbarkeit

Wir betreiben strukturiertes Logging mit dem Ziel, sicherheits- und datenschutzrelevante Ereignisse nachvollziehbar zu machen, ohne sensible Inhalte mitzuschreiben. Tokens, Passwörter, Kalender-Termin-Titel/-Beschreibungen, Zahlungsdaten und Klartext-Geheimnisse erscheinen nicht in Logs. Anomalien (gehäufte fehlerhafte Logins, ungewöhnliche API-Muster) werden überwacht. Status-Verläufe in unseren Anwendungstabellen (Booking-Historie, Audit-Logs) ermöglichen die Rekonstruktion relevanter Vorgänge.

4.7 Sichere Softwareentwicklung

• Codeänderungen durchlaufen Pull-Request-Reviews und automatisierte Tests (Vitest, ESLint, TypeScript-Strict-Mode) bevor sie deployt werden.
• Abhängigkeiten werden automatisiert auf bekannte Sicherheitslücken geprüft; sicherheitsrelevante Updates werden zeitnah eingespielt.
• Secrets werden niemals ins Repository committet, sondern als Umgebungsvariablen in Vercel verwaltet.
• Datenbank-Migrationen sind versioniert; alle Schema-Änderungen sind reproduzierbar nachvollziehbar.

4.8 Backups und Wiederherstellung

Unsere Postgres-Datenbank wird durch Supabase automatisiert gesichert (Point-in-Time-Recovery für die letzten 7 Tage, tägliche Snapshots). Backups sind verschlüsselt und liegen in der gleichen EU-Region wie die Primärdatenbank.

4.9 Daten-Pannen (Breach Notification, Art. 33/34 DSGVO)

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die voraussichtlich zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen führt, melden wir den Vorfall der zuständigen Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden. Bei hohem Risiko informieren wir auch die betroffenen Nutzer unverzüglich per E-Mail an die im Account hinterlegte Adresse. Verdachtsfälle kannst du jederzeit unter info@nios.digital melden.

4.10 Löschung und Datenminimierung

Bei Trennung einer Kalenderverbindung (Google/Apple) werden die verschlüsselten Tokens bzw. Passwörter aus der Datenbank entfernt (auf NULL gesetzt), bei Google zusätzlich serverseitig revoked (Google OAuth Revocation-Endpoint), aktive Push-Notification- Channels werden geschlossen und sämtliche zwischengespeicherten externen Kalender-Events aus der Verfügbarkeitsdatenbank gelöscht. Beim Löschen deines Accounts werden alle nicht durch gesetzliche Aufbewahrungspflichten gebundenen personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen entfernt (siehe Abschnitt 6).

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein, mit denen jeweils ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen wurde. Alle eingesetzten Dienstleister verfügen über dokumentierte Informationssicherheits-Programme (u. a. SOC 2 Type II, ISO 27001 bzw. PCI-DSS) und verschlüsseln Daten sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand:

• Supabase Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapur — Hosting der Datenbank, der Anmeldung (Auth) und des Dateispeichers (z. B. Profilfotos, Crew-Dokumente) in der EU-Region (Frankfurt). SOC 2 Type II + HIPAA-konform. Daten werden AES-256 at-rest verschlüsselt; Verbindungen ausschließlich über TLS. Datenübermittlung in die USA durch Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert.
• Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA — Hosting der Web-App (Server-Funktionen, statische Auslieferung, zeitgesteuerte Hintergrundjobs) sowie, nur mit deiner Einwilligung, Web Analytics und Speed Insights (Abschnitt 3.4). SOC 2 Type II zertifiziert. Datenübermittlung in die USA durch Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework abgesichert.
• Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irland — Zahlungsabwicklung. PCI-DSS Level 1 zertifiziert. Wir erhalten keine vollständigen Kreditkartendaten — diese werden direkt von Stripe entgegengenommen und tokenisiert. Datenverarbeitung erfolgt innerhalb der EU, ergänzt um SCC-gestützte Übermittlung an die US-Konzernmutter.
• Google LLC / Google Ireland Ltd. — ausschließlich als API-Anbieter (Google Calendar, OAuth), wenn ein Nutzer aktiv eine Kalenderverbindung herstellt. Es findet kein Tracking, keine Analyse-Integration und keine Übermittlung zu Werbezwecken statt. Details siehe Abschnitt 10.
• Resend (Plus Five Five, Inc.), San Francisco, CA, USA — transaktionaler E-Mail-Versand (Booking-Bestätigungen, Einladungen, Rechnungs- und System-Mails). Verarbeitet werden Empfängeradresse, Inhalt der E-Mail und Zustellereignisse; Unzustellbarkeits- und Spam-Meldungen übernehmen wir, um fehlerhafte Adressen anzuzeigen. Verbindungen ausschließlich über TLS; SPF/DKIM/DMARC für die Versanddomain konfiguriert. Datenübermittlung in die USA durch Standardvertragsklauseln abgesichert.
• 650 Industries, Inc. (Expo), Palo Alto, CA, USA — Auslieferung von Updates der App „Vamiro Shifts“ (EAS Update). Übertragen werden nur technische Daten (IP-Adresse, Plattform, App-Version, Update-Kanal). Datenübermittlung in die USA durch Standardvertragsklauseln abgesichert.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind:

• Account-Daten: für die Dauer der Vertragsbeziehung
• Buchungs- und Rechnungsdaten: 10 Jahre (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten)
• Server-Logs: max. 30 Tage (technische Notwendigkeit / Sicherheit)
• Cookie-Einwilligung: 12 Monate; danach erneute Abfrage
• Empfehlungs-Cookie vamiro_ref: 60 Tage bzw. bis zur Registrierung; Klick-Datensätze, solange sie für Zuordnung und Provisionsabrechnung benötigt werden
• Kampagnen-Auswertung der Aktionsseite (Abschnitt 3.5 a): 24 Monate, danach automatische Löschung; die Verknüpfung mit einem Konto entfällt mit dessen Löschung
• Abrechnungsdaten von Crew-Mitgliedern (Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, IBAN): 10 Jahre nach dem letzten Einsatz (steuerrechtliche Aufbewahrung), danach automatische Löschung
• Google-OAuth-Tokens und externer Kalender-Snapshot: bis zum Disconnect durch den Nutzer; bei Disconnect sofortige Revocation und Löschung
• Daten gelöschter Accounts (sofern nicht aufbewahrungspflichtig): innerhalb von 30 Tagen vollständig entfernt

Dir stehen nach DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung deiner Daten (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose E-Mail an info@nios.digital.

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Str. 22, 7. OG
20459 Hamburg, Deutschland
Telefon: +49 40 428 54-4040
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
Web: https://datenschutz-hamburg.de

Wir kategorisieren Cookies und vergleichbare Speichertechnologien wie folgt:

• Notwendig: Auth-Sitzung (sb-…, 7 Tage, wird bei Aktivität erneuert), zuletzt gewählte Organisation (vamiro_active_org_slug, 180 Tage), Theme-Präferenz (vamiro-theme-mode, 12 Monate), Spracheinstellung, deine Cookie-Auswahl selbst (vamiro_consent_v1, 12 Monate) sowie das Empfehlungs-Cookie vamiro_ref (60 Tage, nur nach Aufruf eines Empfehlungslinks, Abschnitt 3.9). Diese werden ohne Einwilligung gesetzt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
• Statistik: Vercel Web Analytics und Speed Insights (Abschnitt 3.4). Wird ausschließlich nach Einwilligung geladen.
• Marketing: Meta Pixel auf der Aktionsseite Vamiro Shifts und bei der Registrierung (Abschnitt 3.5) mit den Cookies _fbp (90 Tage) und _fbc (90 Tage, nur nach Klick auf eine Meta-Anzeige). Ausschließlich nach Einwilligung.
• Externe Inhalte:Eingebettete Inhalte Dritter, derzeit der SoundCloud-Player in DJ-Profilen (SoundCloud Global Limited & Co. KG, Berlin). 2-Klick-Lösung — Inhalte werden erst nach deiner Zustimmung vom Drittanbieter geladen; dabei erhält der Anbieter u. a. deine IP-Adresse.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen: Cookie-Einstellungen öffnen.

Für Nutzer der Booking-App (booking.vamiro.io) verarbeiten wir zusätzliche Daten zur Bereitstellung der Booking-Funktionen:

• DJ-Profil & Promotion: Künstlername, Bio, Genres, Promo-Materialien, Profilbild — sichtbar für verbundene Promoter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Google Calendar-Sync — Datenschutz und Sicherheit: Wenn du als DJ deinen Google Calendar verbindest, fragt Vamiro Booking über OAuth 2.0 die folgenden Scopes ab. Sämtliche technische Schutzmaßnahmen aus Abschnitt 4 (TLS 1.2+ in Transit, AES-256-GCM at Rest, RLS, kein Logging von Token-Inhalten oder Termin-Inhalten) gelten für diese Verbindung unverändert.
  • userinfo.email — einmaliger Abruf deiner Google-E-Mail-Adresse, ausschließlich um die verbundene Identität in den Vamiro-Einstellungen anzuzeigen und Doppelverbindungen desselben Accounts zu verhindern.
  • calendar.readonly — Lesezugriff auf deine Kalender-Liste (zur Auswahl der für die Verfügbarkeit berücksichtigten Kalender) sowie Datum/Uhrzeit/busy-free-Status deiner Termine. Wir lesen keine Termin-Titel, Beschreibungen oder Teilnehmer — nur die zeitliche Belegung, um Doppelbuchungen zu verhindern.
  • calendar.events — Schreibzugriff für genau einen Zweck: Vamiro erstellt, aktualisiert oder löscht ausschließlich diejenigen Kalender-Einträge, die durch bestätigte Vamiro-Bookings entstanden sind. Andere Termine werden weder gelesen, verändert noch gelöscht.

  Speicherung und Schlüsselmanagement: OAuth-Access- und -Refresh-Tokens werden vor der Persistierung mit AES-256-GCM verschlüsselt — jede Verschlüsselung mit einem frischen, zufälligen 96-Bit-Nonce und einem GCM-Authentication-Tag zum Integritätsschutz. Der 256-Bit-Master-Key liegt ausschließlich als Umgebungsvariable in unserer Server-Runtime (nicht im Client-Bundle, nicht im Quellcode, nicht in Backups als Klartext). Tokens werden zur Laufzeit nur innerhalb der jeweiligen Server-Route entschlüsselt; sie erscheinen weder in Application- noch in HTTP-Access-Logs.

  Datenminimierung: Wir speichern dauerhaft ausschließlich verschlüsselte Tokens, deine ausgewählten Kalender-IDs und einen minimalen Cache der verfügbaren Kalender-Liste. Kalender-Termine selbst (start/end + busy/free, keine Titel, Beschreibungen oder Teilnehmer) werden ausschließlich zur Verfügbarkeitsprüfung in einer Snapshot- Tabelle vorgehalten und beim Disconnect vollständig gelöscht.

  Google API Services — Limited Use Disclosure

  Vamiros Verwendung und Übertragung von Informationen, die über Google APIs an die Anwendung übermittelt werden, hält sich an die Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

  Konkret bedeutet das:

  • Google-Nutzerdaten werden ausschließlich zur Bereitstellung und Verbesserung der user-facing Booking- und Verfügbarkeitsfunktion verwendet.
  • Daten werden nicht für Werbung verwendet oder an Werbenetzwerke übertragen.
  • Daten werden nicht zum Training von generalisierten KI-/ML-Modellen verwendet.
  • Daten werden nicht an Dritte verkauft.
  • Daten werden Menschen nicht zur Einsichtnahme zugänglich gemacht, mit Ausnahme von: (a) ausdrücklicher Einwilligung des Nutzers, (b) Erfordernis zur Wahrung der Sicherheit (z. B. Missbrauchsuntersuchung), (c) gesetzlichen Verpflichtungen oder (d) anonymisierter Aggregat-Auswertung im Rahmen der Plattform.

  Widerruf jederzeit möglich:

  • In Vamiro: Einstellungen → Calendar Sync → „Verbindung trennen“. Vamiro ruft daraufhin den Google-Revoke-Endpoint auf, alle Tokens werden ungültig und Webhook-Channels gestoppt.
  • Bei Google direkt: myaccount.google.com/permissions → „Vamiro Booking“ → Zugriff entfernen.

  Bereits in deinen Kalender geschriebene Vamiro-Booking-Events bleiben dir erhalten — wir löschen sie beim Disconnect nicht automatisch. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung im OAuth-Consent) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung der Booking-Plattform).

• Apple/iCloud Calendar-Sync: Apple bietet keine OAuth-Schnittstelle, daher verbinden DJs ihren iCloud-Kalender mit einem App-spezifischen Passwort über CalDAV. Dieses Passwort wird vor dem Schreiben in die Datenbank ebenfalls mit AES-256-GCM verschlüsselt — identische Schlüssel- und Token-Hygiene wie bei Google (Abschnitt 4.2). Lese-/Schreibverhalten, Datenminimierung und Widerrufs-Möglichkeiten entsprechen dem Google-Sync (siehe oben). Trennung in den Vamiro-Einstellungen löscht das gespeicherte Passwort serverseitig; zusätzlich kannst du das App-Passwort jederzeit unter appleid.apple.com widerrufen.
• Datenlöschung auf Anfrage: Du kannst jederzeit die vollständige Löschung deiner Google-User-Daten und deines gesamten Vamiro-Accounts verlangen. Wege:
  • Selbst-Disconnect: in Vamiro unter Einstellungen → Calendar Sync → Verbindung trennen — löst automatisch Google-Token-Revocation, Channel-Stop und Snapshot-Löschung aus.
  • Account-Löschung per E-Mail: formlose Anfrage an info@nios.digital. Wir bestätigen den Eingang innerhalb von 72 Stunden und schließen die Löschung der nicht-aufbewahrungspflichtigen Daten innerhalb von 30 Tagen ab.
• Booking-Historie & Audit-Log: Status-Verläufe (Anfrage → Bestätigung → Stornierung) speichern wir zur Vertragsdokumentation und Streitbeilegung.
• Pool-Einladungen per E-Mail: E-Mail-Adressen eingeladener DJs werden ausschließlich zum Versand der Einladung verarbeitet und nach deren Annahme/Ablehnung gemäß Speicherdauer verarbeitet.

11.1 Wofür die App da ist und wer verantwortlich ist

Die App „Vamiro Shifts“ für iOS und Android ist für Mitarbeitende von Betrieben, die ihre Schichtplanung mit Vamiro Shifts organisieren. Ein Konto entsteht nur über die Einladung deines Arbeitgebers; eine Registrierung in der App gibt es nicht. Für die Daten deines Arbeitsverhältnisses (Schichten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten) ist dein Arbeitgeber verantwortlich. Wir verarbeiten sie in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Für dein Login-Konto, den Betrieb der App und die technischen Zugriffsdaten sind wir verantwortlich (Abschnitt 1).

11.2 Welche Daten die App verarbeitet

• Konto: Name, E-Mail-Adresse und Nutzer-ID. Bei der Anmeldung mit Google oder Apple zusätzlich die Kennung und die E-Mail-Adresse, die der Anbieter uns übermittelt.
• Schichten und Arbeitszeit:deine veröffentlichten Schichten, Ein- und Ausstempelzeiten (Uhrzeit des Geräts und des Servers), Pausen sowie Benachrichtigungen. Zu jedem Stempel speichern wir die App-Version und die Plattform (iOS/Android). Im Tab „Zeiten“ siehst du den Verlauf deiner Zeiteinträge mit Soll, Ist und Saldo, Korrekturen der Planung mit deren Kommentar, und du kannst Zeiten nachtragen (Tag, Beginn, Ende, Pausen, Bereich).
• Urlaub und Abwesenheiten: deine Anträge (Art, Zeitraum, Kommentar), Stornierungsanfragen, die Entscheidung der Planung und dein Urlaubskonto.
• Schichttausch und Schichtbörse: Schichten, die du abgibst oder tauschen möchtest, deine Meldungen für offene oder angebotene Schichten, deine Zustimmung oder Ablehnung bei Tausch-Anfragen an dich und dein optionaler Kommentar (höchstens 300 Zeichen). Kolleg:innen deines Bereichs sehen dabei deinen Vornamen mit dem Anfangsbuchstaben des Nachnamens, die angebotene Schicht und deinen Kommentar zur Abgabe. Eine direkte Tausch-Anfrage mit Kommentar sehen nur die angefragte Person und die Planung.
• Wünsche und Verfügbarkeit:deine Einträge („Nicht verfügbar“, „Lieber frei“, Wunschschicht) mit Zeitraum oder Wochentagen, gewünschter Schicht und optionaler Notiz. Die Planung sieht sie. Trägst du „Nicht verfügbar“ für einen Tag ein, an dem du schon eingeplant bist, wird die Planung darüber benachrichtigt.
• Freigaben (nur für Planer:innen):Wer in einem Betrieb plant, sieht in der App die offenen Anträge der Mitarbeitenden seiner Bereiche (Abwesenheiten mit Kommentar, Tausch- und Abgabe-Anfragen, Meldungen für offene Schichten) mit einer Vorschau der Besetzung und entscheidet darüber. Planer:innen können eine Krankmeldung eintragen; gespeichert werden nur „krank“ und der Zeitraum, keine Diagnose. Entscheidung und Zeitpunkt werden beim Antrag gespeichert.
• Profil (Tab „Profil“ bzw. „Mein Plan“ → „Profil“):deine Telefonnummer und dein Rufname, die du selbst pflegst; sie gelten für alle deine aktiven Anstellungen, und die Planung sieht, dass du sie geändert hast („vom Mitarbeitenden geändert am …“). Profilfoto (freiwillig):ein Foto, das du aufnimmst oder aus deinen Fotos auswählst und quadratisch zuschneidest. Die App verkleinert es vor dem Hochladen; wir speichern es neu berechnet in zwei Größen (512 und 96 Pixel) ohne Standort- und Kameradaten. Es ist für deine Planung und für Kolleg:innen deiner Bereiche sichtbar, solange du dort angestellt bist. Notfallkontakt (freiwillig): Name, Beziehung und Telefonnummer einer Person, die im Notfall verständigt werden soll. Ihn sehen nur Admins deines Betriebs und die für deine Bereiche zuständigen Planer:innen, und nur in deiner Einzelansicht (nie in Listen, Exporten oder E-Mails). Bitte informiere die Person, dass du sie angibst. Login & Sicherheit: Änderungen von Passwort und Login-E-Mail (Bestätigungslinks an die alte und die neue Adresse) sowie das Verknüpfen und Trennen von Google bzw. Apple; Verknüpfen und Trennen protokollieren wir mit Zeitpunkt, Anbieter, IP-Adresse und Gerätekennung (User-Agent).
• Kalender (nur wenn du ihn einrichtest):Beim Weg „Im Handy-Kalender eintragen“ trägt die App mit deiner Kalender-Berechtigung deine Schichten und genehmigten Abwesenheiten in einen Kalender deiner Wahl auf dem Gerät ein und hält sie aktuell. Sie liest den Kalender nur, um ihre eigenen Termine wiederzufinden; deine anderen Termine werden weder verändert noch an uns übertragen. Beim Weg „Kalender-Abo“ erhältst du einen persönlichen, geheimen Link; deine Kalender-App ruft darüber regelmäßig deine Schichten und genehmigten Abwesenheiten von unserem Server ab. Du kannst den Link jederzeit erneuern; der alte wird dann ungültig.
• Timer auf dem Sperrbildschirm:Solange du eingestempelt bist, zeigt die App auf dem Sperrbildschirm (iOS: Live-Aktivität, Android: laufende Mitteilung) die laufende Arbeits- bzw. Pausenzeit, „seit HH:MM Uhr“ und den Bereich. Diese Anzeige ist ohne Entsperren sichtbar. Sie entsteht nur auf dem Gerät, ohne Server und ohne Push-Nachrichten, und lässt sich im Tab „Profil“ unter „Timer auf dem Sperrbildschirm“ ausschalten.
• Standort:nur wenn dein Betrieb die Standortprüfung eingeschaltet hat, nur mit deiner Freigabe „Beim Verwenden der App“ und nur im Moment des Ein- oder Ausstempelns. Gespeichert werden die Koordinaten dieses Moments und das Ergebnis der Prüfung (am Einsatzort ja/nein, Entfernung, Hinweis auf einen simulierten Standort). Es findet keine Standortverfolgung statt und – außer bei „Automatisch stempeln“ (nächster Punkt) – kein Zugriff im Hintergrund. Ohne Freigabe kannst du trotzdem stempeln; der Eintrag wird dann als „ohne Standort“ markiert.
• Automatisch stempeln (freiwillig):nur wenn dein Betrieb die Funktion erlaubt und du sie selbst in der App einschaltest. Dann lässt die App vom Betriebssystem die Bereiche deiner Einsatzorte überwachen (Freigabe „Immer“) und stempelt dich beim Ankommen ein und beim Gehen aus. Der Abgleich passiert auf deinem Gerät; an uns gehen wie beim normalen Stempeln nur die Koordinaten des Stempelmoments, gekennzeichnet als „automatisch“. Es entsteht kein Standortverlauf. Jeden automatischen Stempel kannst du 30 Minuten lang zurücknehmen; die Rücknahme steht im Änderungsverlauf des Eintrags. Ob du die Funktion nutzt, speichern wir nicht; du kannst sie jederzeit ausschalten.
• Kamera:zum Scannen des QR-Codes am Einsatzort – das Bild wird auf dem Gerät ausgewertet und weder gespeichert noch übertragen – und, nur wenn du es möchtest, für die Aufnahme deines Profilfotos.
• Fotos: nur wenn du ein Profilfoto auswählst. Die App erhält über die Fotoauswahl des Systems nur das gewählte Bild und lädt nur den zugeschnittenen Ausschnitt hoch.
• Auf deinem Gerät: deine Anmeldung im geschützten Speicher des Geräts (iOS-Schlüsselbund bzw. Android Keystore), noch nicht gesendete Stempel und Offline-Kopien des zuletzt geladenen Stands, damit die App auch ohne Verbindung etwas anzeigt: Schichten (bis zu 12 Monate), Schichtbörse und Tausch-Anfragen, Urlaub und Abwesenheiten, Zeiteinträge, Wünsche und Verfügbarkeit, Benachrichtigungen, dein Profil (inkl. Notfallkontakt) mit zwischengespeicherten Profilfotos von dir und deinen Kolleg:innen, bei Planer:innen die offenen Freigaben, außerdem Entwürfe noch nicht gesendeter Eingaben, die Einstellungen der Kalender-Verbindung und dein Kalender-Abo-Link. Beim Abmelden und beim Löschen des Kontos in der App entfernt die App diese Daten und die von ihr in deinen Handy-Kalender eingetragenen Termine.
• Technische Zugriffsdaten: Bei jedem Zugriff auf unsere Server verarbeiten wir IP-Adresse, Zeitpunkt, App-Version und Plattform (Abschnitt 3.1).

Die App enthält kein Tracking, keine Werbung und keine Analyse- oder Absturz-Dienste Dritter. Sie fragt nur die Berechtigungen für Standort („Beim Verwenden der App“, „Immer“ nur für „Automatisch stempeln“), Kamera (QR-Code, Profilfoto), Fotos (nur beim Auswählen eines Profilfotos) und – nur wenn du „Im Handy-Kalender eintragen“ nutzt – Kalender ab, außerdem Mitteilungen (Timer auf dem Sperrbildschirm unter Android, Bestätigungen bei „Automatisch stempeln“). Zugriff auf Kontakte, Mikrofon oder Erinnerungen fordert sie nicht an.

11.3 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die App-Funktionen (Schichten anzeigen, Stempeln, Zeiten, Anträge, Schichttausch, Wünsche und Verfügbarkeit, Freigaben) dienen der Durchführung deines Arbeitsverhältnisses und der gesetzlichen Arbeitszeiterfassung durch deinen Arbeitgeber (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO, ggf. in Verbindung mit einer Betriebsvereinbarung nach Art. 88 DSGVO). Die Standortprüfung beim Stempeln setzt dein Arbeitgeber auf dieser Grundlage bzw. aufgrund seines berechtigten Interesses an korrekten Zeitnachweisen ein (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Krankmeldungen verarbeitet dein Arbeitgeber zur Erfüllung seiner arbeitsrechtlichen Pflichten (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO). Kalender-Verbindung, Timer auf dem Sperrbildschirm und „Automatisch stempeln“ sind freiwillige Komfortfunktionen, die du selbst einrichtest bzw. ausschalten kannst; „Automatisch stempeln“ steht nur zur Verfügung, wenn dein Arbeitgeber es erlaubt. Telefonnummer und Rufname dienen der Durchführung deines Arbeitsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Profilfoto und Notfallkontakt sind freiwillig: Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit widerrufen kannst, indem du sie im Profil entfernst; im Ernstfall nutzt dein Betrieb den Notfallkontakt zum Schutz lebenswichtiger Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO). Dein Login-Konto stellen wir zur Erfüllung des Nutzungsvertrags bereit (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Technische Zugriffsdaten und App-Updates verarbeiten wir aufgrund unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und aktuellen Betrieb der App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11.4 Empfänger

• Supabase und Vercel als Auftragsverarbeiter für Datenbank, Anmeldung und Server (Abschnitt 5).
• Expo (650 Industries, Inc., USA) für die Auslieferung von App-Updates. Beim Start fragt die App bei Expo nach einer neuen Version; dabei werden IP-Adresse, Plattform, App- bzw. Laufzeit-Version und Update-Kanal übertragen, keine Konto- oder Arbeitszeitdaten (Abschnitt 5).
• Apple bzw. Google, wenn du dich mit deren Konto anmeldest, sowie als Betreiber von App Store und Google Play in eigener Verantwortung.
• Dein Arbeitgeber sieht die Daten deines Arbeitsverhältnisses (Schichten, Stempel, Zeiteinträge, Abwesenheiten, Tausch-Anfragen, Wünsche und Verfügbarkeit mit deinen Kommentaren und Notizen, Ergebnis der Standortprüfung).
• Kolleg:innen deines Bereichs in der Schichtbörse (Vorname mit Anfangsbuchstaben des Nachnamens, die angebotene Schicht und dein Kommentar zur Abgabe bzw. zur Tausch-Anfrage an sie) sowie bei gemeinsamen Schichten (Rufname bzw. Vorname mit Anfangsbuchstaben des Nachnamens und dein Profilfoto, falls du eines hast).
• Deine Planung sieht Telefonnummer, Rufname und Profilfoto; den Notfallkontakt nur Admins und die für deine Bereiche zuständigen Planer:innen (siehe 11.2).
• Der Anbieter deiner Kalender-App bzw. deines Kalender-Kontos (z. B. Apple iCloud, Google, Microsoft), wenn du den Handy-Kalender mit einem solchen Konto nutzt oder das Kalender-Abo einrichtest, in eigener Verantwortung.

11.5 Speicherdauer

• Login-Konto: bis du es löschst.
• Arbeitszeit- und Schichtdaten: nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen deines Arbeitgebers (u. a. Arbeitszeitgesetz, Mindestlohngesetz, Steuerrecht).
• Standort-Koordinaten aus dem Stempelmoment: automatisch 3 Monate nach dem Abschluss des Monats gelöscht; das Ergebnis der Prüfung bleibt beim Zeiteintrag.
• Tausch-Anfragen, Wünsche und Verfügbarkeit: wie die übrigen Daten deines Arbeitsverhältnisses nach den Vorgaben deines Arbeitgebers.
• Kalender-Abo-Link: bis du ihn erneuerst oder dein Konto löschst. Termine im Handy-Kalender: bis du die Verbindung trennst, dich abmeldest oder dein Konto in der App löschst.
• Profilfoto und Notfallkontakt: bis du sie entfernst. Ein Betrieb sieht sie nur, solange du dort angestellt bist; 90 Tage nach dem Ende deiner letzten Anstellung löschen wir sie automatisch, bei der Löschung deines Kontos sofort. Ein ersetztes Foto löschen wir sofort. Telefonnummer und Rufname bleiben als Teil deiner Personaldaten bei deinem Arbeitgeber.
• Daten auf dem Gerät: bis zum Abmelden oder Deinstallieren.

11.6 Konto löschen

Du kannst dein Konto jederzeit in der App löschen (Tab „Profil“ → „Konto“ → „Konto löschen“) oder im Browser unter „Mein Plan“. Deine Kalender-Abo-Links werden dabei sofort ungültig, Profilfoto und Notfallkontakt sofort gelöscht. Was dabei gelöscht wird und was bei deinem Arbeitgeber bleibt, erklärt die Seite vamiro.io/konto-loeschen.

Veranstalter können ihre Crew (Helfer:innen, Freelancer, Aushilfen) über das Crew-Portal einbinden. Für diese Daten ist der jeweilige Veranstalter verantwortlich; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Für dein Login-Konto und den technischen Betrieb sind wir verantwortlich (Abschnitt 1).

• Profil und Einsätze: Name, Kontaktdaten, Rollen, Schichten, Briefings, Rückmeldungen und Meldungen zu Vorfällen sowie ein persönlicher Kalender-Link für deine Einsätze. Die Anmeldung erfolgt per E-Mail-Link (Magic Link).
• Dokumente: Nachweise, die der Veranstalter anfordert (z. B. Ausweis, Arbeitserlaubnis, Fahrberechtigung, Gesundheitszeugnis), mit Ablaufdatum. Wir erinnern dich rechtzeitig per E-Mail, bevor ein Dokument abläuft. Dokumente liegen in einem nicht öffentlichen Speicher und sind nur für dich und berechtigte Personen des Veranstalters abrufbar.
• Abrechnungsdaten: je nach Anforderung des Veranstalters u. a. Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsname, Staatsangehörigkeit, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und IBAN. Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und IBAN speichern wir zusätzlich feldweise mit AES-256-GCM verschlüsselt (Abschnitt 4.2). Nach Ablauf der steuerlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre nach dem letzten Einsatz) löschen wir sie automatisch.

Rechtsgrundlage ist beim Veranstalter die Durchführung des Beschäftigungs- bzw. Auftragsverhältnisses und seine gesetzlichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO, ggf. Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO). Anfragen zu diesen Daten richtest du am besten direkt an den Veranstalter; wir unterstützen ihn dabei.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Funktionen oder Auftragsverarbeiter ändern. Die jeweils aktuelle Version findest du stets auf dieser Seite; das Datum der letzten Aktualisierung steht oben.